打电话的技巧,你知道多少?

文 | 刘墉

本文摘自《刘墉的处世情商课:给年轻人的成长指南》

日本人接电话说 “moshi moshi”,韩国人说 “yeo bo se yo”,都是四个音。英语简单,也要讲 ” 哈啰 ” 两个音。咱们中文就精简得太多了,一个字—— ” 喂 “。

但也就因为只有一个字,各位要知道单单从一个字就能传达多少东西啊!

尤其是打电话的时候,可能完全没见过这个人,第一印象全凭那瞬间的一个 ” 喂 ” 字,他的 ” 喂 ” 说得很委婉温柔,或是刚硬粗鲁,是不是给你完全不一样的感觉?甚至你对那一整个单位、一整个企业的印象都可能由那里开始。

可不是吗?多年前我曾经给一家航空公司打电话,那接电话的小姐才一个 ” 喂 “,我就觉得会不会刚刚出事了。

好多企业,处处努力希望给人好印象,却没想到接线小姐、总机小姐那一个 ” 喂 “,就给人 ” 阴阳怪气 “” 要死不活 “,好像已经撑不下去的感觉。

我曾经跟一位企业大老板说,如果你把厕所弄得很讲究,连墙上挂的画、台子上插的花都棒,会给人很好的印象,人家会想,连这么不重要的小节,你都有能力、有心情、有品位去照顾,重要的地方一定更讲究了。

同样的道理,如果有总机接电话,千万要找最美的声音,一开始你就可能赢了,赢了顾客好的印象,甚至让对方好奇,小姐这么美的声音,应该很漂亮吧!

当然,我说的美是要声音柔美、友善带喜气,可不是发贱哟!

一个 ” 喂 ” 能够送出多少信号?

” 喂 “,是我们每个人都要讲究的。各位想想,你接电话的时候,是怎么说 ” 喂 ” 的。

有的人很温柔地说 ” 喂—— “,这应该多半是女生,当她这样说的时候,会让人觉得她很从容。因为不可能她家里失火、进贼了,她还很温柔地说:” 喂!我家失火了!”

有的人说 ” 喂 ” 说得很果断:” 喂!” 从容而有力,好像很有权威的样子。你如果这样说 ” 喂 “,应该会让人觉得你做事认真。

还有人说 ” 喂 ” 会拉长音,好像讲 ” 我 “” 爱 “” 伊 “,如果你是大老板,这可能显示你很有派头。

但如果你是小职员,恐怕有人心里就要问了:” 这是谁啊?人五人六的!一个‘喂’要拉那么长,做事八成会拖!”

还有人恰恰相反,很急促,” 喂!” 好像他很怯懦,做贼似的!再不然欠账太多,唯恐有人打电话讨债。

同样说 ” 喂 “,有人讲二声,还分成两段发音,好像把 ” 委 “” 微 ” 两个音连在一起,通常比较婉转。相反,有人发四声,” 喂!” 就硬多了!

单单 ” 喂 ” 这么一个字,你也可以用它来做暗示。

譬如有人打电话来,你不想跟他多花时间啰唆,你可以先等电话响几声再接,说 ” 喂 “,稍微比你平常来得急促。对方常常就会问:” 你是不是正忙啊?” 于是你正好借口脱身。

你也可以存心低调。

譬如你请病假,发现老板来电,最好把 ” 喂 ” 说得弱一点。千万别生龙活虎地 ” 喂 “,或者匆匆忙忙地 ” 喂 “,你老板八成会说:” 你真生病了吗?还是在忙?在玩?”

用喜气的声音给人好印象

各位或许可以先想想自己怎么说 ” 喂 “,会不会太硬、太软、太没精神、太没喜气?

喜气太重要了!《菜根谭》说得好:

天地不可一日无和气,人心不可一日无喜神。

各位不妨先想想特高兴、特喜气的事儿,再说 ” 喂 ” 试试看?当你改进了自己说 ” 喂 ” 的方法,很可能会改变人际关系,甚至命运哟!

用一个 ” 喂 ” 字就能带给对方好的印象,这有多划算啊!

从你接通电话的那一刻就要小心

从你接通电话的那一刻就要小心,因为你常常不知道对方是谁。让我说个真实故事,我有个朋友,在某公司做个小职员,但是他有一位很有地位的干爹。

某日一大早干爹叫他过去帮忙,他打电话到公司说他干爹叫他有事,要请假。

他的上司一听他要临时请假就有气,但是碍于他干爹的地位,不敢多说,只好冷冷地答应了。

我这朋友挂了电话对他干爹说:” 上司好像不高兴啊!”

干爹讲:” 没问题,你不安,我来亲自打个电话。” 立刻拨电话给他上司。

没想到他上司正火大地跟办公室其他人抱怨呢:” 某人算什么东西,居然拿他的牌子压我 ……” 拿起电话,” 喂!” 脸立刻绿了。

为什么?因为他一边说,一边拿起电话,刚才的话全让对方听到了。没过几天,那位上司就被调到另一个部门坐冷板凳了!

很多人都有一边接电话,一边继续跟身边人聊天的毛病,甚至为了跟旁边人继续说话,而把接通的电话拿在手上,等自己说完话才 ” 喂 “。

结果前面那些话全被对方听到了。如果那是议论人的小话,或者业务机密,能不出问题吗?

对方如果聪明,听你说他坏话,立刻把电话挂了,就更麻烦了。因为你不知道他是谁,你在明处,他在暗处,搞不好正在人家的背后说坏话,得罪人,加三等,改天怎么 ” 死 ” 的都不知道。

接电话要小心,只要拿起电话就别再跟旁边的人多说半句。挂电话之前也要注意,就算跟对方说了再见,只要电话没挂,就得警戒。

因为你可以慢慢挂电话,他也可以慢慢挂电话,有些特别有礼貌的人,还会等你真正挂电话之后才挂电话。

结果你跟他说再见之后所讲的话全被他听去了,如果你们前面谈得 ” 不对头 “,你说再见之后,立刻破口大骂,也就被他听到了。

办公室的窃听器

还有个常见的状况:在大办公室里,有人接起电话,是找别人的,接电话的说请等一下,我叫他,于是把话筒留在桌上。

问题是他可能叫了,人家没立刻去接,或者他叫一声,就不管了。结果电话留在桌上,变成了窃听器,一整个办公室的对白全 ” 播放 ” 出去了。

免提电话要提心

还有个类似的状况,现在很多车子里面有扩音的功能,目的是让开车的人不必因为拿手机影响驾驶的安全。但是也会造成一些困扰,我曾经在书里写过一个故事:

平常夫妻各自驾车去上班。有一天,太太的车坏了,只好搭先生的车,上路不久,突然来电话,直接扩音:” 死鬼!你死到哪里去了,为什么还没到?”

接着就听见 ” 啪 ” 的一声:” 死在车上了!快来救死鬼吧!”

所以如果你的车有这种功能,只要车上还有别人,为了避免困扰,电话一接通就应该立刻告诉对方:” 我正开车,现在是扩音。”

别把你的情绪发在别人身上

打电话也要注意自己的情绪。举个例子,我有个朋友,人在香港,太太在美国,他常常在上班时打电话给地球另一边的太太。

他太太却对人抱怨,不喜欢接到他的电话,因为她老公上班的时候,办公室忙,常常语气很急。而她在美国,香港的白天是她的晚上,心情比较安适。结果一个急躁,一个舒缓,不搭调!

所以,打电话之前千万要调整情绪,再不然就避免在情绪不稳的时候拨电话。即使有急事,非打不可,也要先调整自己,因为没有人要莫名其妙承担你的坏情绪。

不要冷不防地乱传球

许多人打电话还有的毛病,就是会问对方:” 某某人正在我旁边,你要不要跟他说话?”

通常双方是熟人,你这么说的时候,对方能不说吗?

如果对方说 ” 不用了 “,那个在旁边的熟人能不觉得尴尬吗?

所以这种硬是把旁边人拉进来的做法是很糟糕的。

如果觉得对方可能希望跟旁边人聊几句,你可以换个说法,说 ” 某某人也在 “。

对方想顺便聊聊,自然会请你转交电话,否则他只要说 ” 代我问他好 ” 就成了。

还有个状况,是常有人打听别人的电话号码,如果你知道双方是很熟的朋友,而且经常通电话,现在对方一下子找不着了,你当然可以告诉他。

但是碰上你不确定的人,就不能随便说了,你可以很婉转地讲你现在不方便查,能不能请对方留下电话,你找到之后再打过去。

然后你先联络他要找的那个人,确定可以给之后再通知,或者请他们直接联络。

经常碰上这种情况,那两个人如果关系不错,对方事后总会抱怨你把关这么严。但是抱怨归抱怨,他们都会暗自欣赏你的慎重。



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